個人情報保護方針

一般財団法人日本国際協力センター（以下「当センター」という）は、諸外国からの研修生や留学生、研修先や市民、世界各地で活動する専門家やボランティアなど多くの方々をつなぎ、共に学びあい、理解を深めながら、諸外国の人材育成を支援する活動を多角的に展開しています。このような活動の中で、外部の方々から様々な個人情報をお預かりしておりますが、これらの個人情報は当センターが保有する情報の中でも、きわめて重要かつ守秘性の高いものであり、また、同情報の適正な管理は当センターの社会的責務と認識しております。したがいまして、当センターは今後とも以下の方針に従い、JISQ15001（個人情報保護マネジメントシステム規格）の要求事項に適合した個人情報保護のためのルール及び体制を「個人情報保護マネジメントシステム」として定め、万全の体制を敷いて個人情報の適切な取扱い及び保護に取り組みます。

• 1. 当センターが保護する個人情報について

  個人情報とは、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述、又は個人別に付けられた番号などによってその個人を識別できるもの（その情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それによって個人を識別できるものを含みます）をいいます。

• 2. 個人情報の取得・利用・提供について

  当センターは、取得した個人情報は、取得目的の範囲内のみで利用し、取得目的外による個人情報の利用はいたしません。個人情報を本人の同意なくして第三者に提供をいたしません。そのことを徹底する措置として、当センターは各種の運用手順書を策定し、個人情報保護管理責任者による確認、内部監査を実施いたします。ただし、法令により開示を求められた場合、または裁判所・警察などの公的機関から開示を求められた場合は、本人の同意なく個人情報を提供することがあります。

• 3. 法令等の遵守について

  当センターは、「個人情報保護マネジメントシステム」の運営にあたり、個人情報保護法及び同法関連ガイドライン、その他の規範を遵守し、個人情報保護に努力してまいります。

• 4. 個人情報保護のための安全対策の実施について

  当センターは、個人情報の取扱いに際しては、個人情報の滅失、破壊、改ざん、毀損、漏洩等の防止を徹底するため、事業所の入退出管理、コンピュータシステム上の安全対策などのほか、次の各種の措置を講じ、適切かつ合理的なレベルの安全対策を導入することで皆様の個人情報保護に努め、適切な管理を実施します。

  1. 提供先（委託業務先を含む）の管理
     業務上、個人情報を当センター以外の第三者に提供する場合には、当センター規定の基準に従い個人情報保護のための安全性を確認した提供先に限定します。
  2. 職員等の監督
     個人情報保護体制を統括する個人情報保護管理者を中心に、組織をあげて個人情報保護を推進しています。当センターの職員等一人ひとりが、個人情報保護の重要性を理解し、個人情報を扱う際には十分な注意を払います。
  3. 是正・予防措置
     個人情報の取り組みを適時是正し、個人情報の事故を未然に防止するため、管理事項の定期点検とともに内部監査及び外部監査を実施します。また万が一、個人情報に関わる事故が発生した場合にも、被害の拡大を防止する措置を速やかに講じた上、事故の原因を分析し、再発を予防する措置を講じます。

• 5. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談

  当センターは、個人情報の取り扱いに関する苦情、相談等に対して、対応窓口として「個人情報相談窓口」を設置し、速やかに対応を行います。また、苦情、相談等に基づき、「個人情報保護マネジメントシステム」の改善に努めます。

• 6. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

  当センターは、社会情勢の変化や情報技術の進歩等に対応し、個人情報保護に関し常に最善の体制を確立していく所存です。そのため当センターの経営環境を鑑み、定期的に「個人情報保護マネジメントシステム」の内容及び運用状況を監査し、その結果に基づいて「個人情報保護マネジメントシステム」の見直し、改善を行います。
  当センターは、以上の方針のもと個人情報を保護することを宣言いたします。

個人情報に関する公表事項

• 1. 個人情報の利用目的について

  一般財団法人日本国際協力センター（以下「当センター」という）は、ご本人から直接、書面に記載された個人情報を取得する場合及び、それ以外の方法で直接取得する場合、又は、当センターがご本人以外の第三者を通じて個人情報を取得する場合について、次の利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます。尚、ご本人から直接、書面に記載された個人情報を取得する場合には、各々の書面上にも利用目的を明示しています。

  	個人情報の種類	利用目的
  1	下記の受託業務を通じて取得する各種個人情報 海外から招へいされる研修生や視察者のために実施される国際研修運営 国際会議、研修、視察、表敬等の通訳派遣、開発途上国等への同行通訳 国内外での日本語講習 募集・選考段階から帰国までの留学生受入の総合支援 海外から来日する社会人、学生を対象とした国際交流 国際会議やセミナー実施のための総合支援 海外で行われる各種プロジェクト運営管理の総合支援 国際理解教育等への講師派遣や開発途上国でのエッセイコンテスト実施等の開発教育支援	いずれも当センターと委託業務元との契約に基づく目的の範囲内においてのみ利用し、委託業務元が通知もしくは公表する利用目的の範囲内において、業務支援の提供や事務局運営支援等を行います。
  2	自主事業に伴い取得する個人情報	外部機関からの受託業務を含まない自主事業に必要な連絡、協議、業務の遂行のため
  3	お問い合わせの情報	お問い合わせ内容に対する連絡のため
  4	採用応募者情報	当センターが必要とする人材の採用判断のため
  5	在職者情報	人事管理業務および業務の連絡のため
  6	退職者情報	法定で定める退職者の人事管理業務および懇親等の必要に応じた連絡のため
  7	取引先情報	当センターとのお取引のご連絡や、儀礼としてのご挨拶のため

• 2. 「保有個人データ」について

  1. 保有個人データの利用目的
     保有個人データは上記表の2～7であり、その利用目的も上記表に同じ。
  2. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
     当センターにおける個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。

     1. 基本方針の策定
        個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針（個人情報保護方針）を策定しています。
     2. 個人情報の取扱いに係る規律の整備
        取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
     3.  組織的安全管理措置

        • 個人データの取扱いに関する個人情報保護管理責任者および個人情報部署別管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報 保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
        • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、第三者による監査を実施しています。
     4. 人的安全管理措置

        • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
        • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、従業者とは入社時に機密保持を含む誓約書を締結しています。
     5. 物理的安全管理措置

        • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
        • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
     6.  技術的安全管理措置

        • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
        • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
     7.  外的環境の把握
        外国において個人情報を取り扱うにあたっては、定期的に当該国の個人情報保護制度にする情報を収集し把握した上で、安全管理措置を実施いたします。

• 3. 「開示等の求め」に応じる手続き等について

  保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用停止、消去、第三者提供停止、又は第三者提供記録の開示（以下、「保有個人データ等の開示等」という）のお問い合わせについては、個人情報相談窓口（TEL：03-6838-2702 [受付時間：平日9:30～12:30、13:30～17:30]）にて承ります。当センターの他の部署ではお受けできかねます。なお、保有個人データ等の開示等の請求につきましては、体系化され検索が可能な個人データであってご本人からの開示等の請求の全てに応じる権限を有している個人データに限定していますので、ご了承ください。

  1. 開示等の請求をされる皆さまは、個人情報相談窓口に開示「個人情報問合せ申請書」の送付をお申し付けください。ご来社いただいての開示等のご請求にはお応えできませんのでご了承ください。
  2. お送りいただくもの
     当センター保有の個人データが皆さまの情報であることを示す資料として、下記の書類をご提出ください。

     【ご本人からの申請の場合】

     1. 当センター指定の個人情報お問合せ申請書
     2. ご本人の本人確認書類（下記のいずれかをコピー）※

        • 運転免許証（有効期限内であり、住所変更時は裏面も必要）
        • パスポート
        • その他、本人確認ができる公的文書
     3. 郵便小為替　1,000円（開示・利用目的の通知の場合のみ、手数料として）

     【代理人による申請の場合】

     1. 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合

        1. 当センター指定の個人情報お問合せ申請書
        2. 法定代理権を証する書類（親権者の場合は戸籍謄本または健康保険証のコピー、成年後見人の場合は後見登記ファイルの登記事項証明書）※
        3. 代理人の本人確認書類（下記のいずれかをコピー）※

           • 運転免許証（有効期限内であり、住所変更時は裏面も必要）
           • パスポート
           • その他、本人確認ができる公的文書
        4. 郵便小為替　1,000円（開示・利用目的の通知の場合のみ、手数料として）
     2. 本人の委任を受けた任意代理人の場合

        1. 当センター指定の個人情報お問合せ申請書
        2. 委任状（本人の実印を押印したもの）
        3. 代理人の本人確認書類（下記のいずれかをコピー）※

           • 運転免許証（有効期限内であり、住所変更時は裏面も必要）
           • パスポート
           • その他、本人確認ができる公的文書
        4. 郵便小為替　1,000円（開示・利用目的の通知の場合のみ、手数料として）

        ※本人確認書類にて、本籍や健康情報などの要配慮個人情報や家族の方の情報も含まれている場合は、ご提出の前に予め判別できないように塗りつぶしてください。

     3. お送り先
        〒163-0716 東京都新宿区西新宿二丁目7番1号 新宿第一生命ビルディング16階
        一般財団法人日本国際協力センター　総務部　個人情報相談窓口
     4. 当センターでは、請求の対象となる個人データを保有するときは、お送りいただいた「個人情報問合せ申請書」と添付資料に基づいて、皆さまとの同一性を確認した上で、速やかに配達証明郵便にて対応内容をご報告いたします(ただし、開示請求に限り、電磁的記録での開示を希望される場合はそれに応じます）。また、当センターが当該の個人データを保有しない場合、あるいは、その他法定の理由により対応できない場合には、配達証明郵便にてその旨をお知らせいたします。
     5. 開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
        開示等の請求に関して取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、開示等の請求に対する回答が終了した後１年間保存し、その後、廃棄させていただきます。

• 4. 個人情報に関する苦情・相談について

  個人情報に関する苦情・相談は、個人情報相談窓口（TEL：03-6838-2702 [受付時間：平日9:30～12:30、13:30～17:30]）にて承ります。
  また、下記の当センターが属する認定個人情報保護団体の窓口でも苦情・相談の申し出をおこなうことができます。

  【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

  認定個人情報保護団体の名称
  一般財団法人日本情報経済社会推進協会

  苦情の解決の申出先
  認定個人情報保護団体事務局

  住所
  〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内

  電話番号
  03-5860-7565
  0120-700-779

  一般財団法人日本国際協力センター
  理事長：吉田 耕三
  個人情報保護管理責任者：事務局長
  住所：東京都新宿区西新宿二丁目7番1号　新宿第一生命ビルディング16階
  電話：03-6838-2702
  （平日9：30～12：30、13：30～17：30）